Personvernerklæring for Norsk Bibelinstitutt (NBI)

Versjon 30. juli 2018

 

Behandlingsansvarlig

Norsk Bibelinstitutt behandler selv alle personopplysninger knyttet til NBIs elever, givere og kontaktpersoner. Den som til enhver tid er ansatt som kontoransvarlig ved Norsk Bibelinstitutt, er behandlingsansvarlig.

 

Personopplysninger som lagres

Vi lagrer følgende personopplysninger om våre ELEVER, i en passordbelagt database som består av personlige elektroniske kontaktkort:

Den som melder seg på kurs ved NBI, elektronisk, skriftlig eller telefonisk, gir med det samtykke til at NBI vil ta vare på oppgitte personopplysninger slik det fremgår av NBIs personvernerklæring.

Navn, nåværende og eventuell tidligere adresse, eventuelle telefonnumre og e-postadresse lagres. Videre lagres kjønn, fødselsdato (hvis kjent), NBIs tildelte elevnummer og brukernavn (i tilfelle av nettelever som har opprettet en personlig profil).

Vi lagrer i tillegg hva som fikk eleven til å melde seg på kurs (hvis oppgitt av eleven), og elevens aktivitetsstatus (aktiv, pause o.l.).

Vi lagrer opplysning om eleven er medlem av Adventistkirken, om eleven har fortalt at han/hun helligholder sabbat, om eleven er døpt eller ønsker å bli døpt med troendes dåp, og om eleven ønsker (eller ikke ønsker) personlig kontakt og forbønn.

NBI samarbeider med et landsdekkende nettverk av Adventistkirker, som bidrar med elevrekruttering og personlig besøk til elever (elevundersøkelser, overrekkelse av materiell som det er kostbart å sende i posten, etc.). Det er dermed registrert hvilken lokal Adventistkirke elevene sogner inn under geografisk, og hvem som er NBIs lokale kontaktperson(er) i det enkelte område.

Det registreres hvilke(t) kurs eleven har meldt seg på, når hvert enkelt kursbrev blir tilsendt og rettet, og av hvilken studieveileder.

En del elever forteller etter eget initiativ om seg selv, sin bakgrunn, sine spørsmål, sine utfordringer etc. Det som måtte være relevant av slike opplysninger i hht. studiene overføres i kortform til elevens elektroniske «elevkort». Det registreres om en elev har gitt en pengegave, hvilken tilleggslitteratur eleven har fått tilsendt (for å unngå dobbeltsendinger) og om de har fått tilsendt NBIs spesielle spørreskjema for ny-påmeldte (så de ikke får det tilsendt flere ganger).

Elevene avlegges et personlig besøk av NBIs lokale distriktsrepresentant i tilfelle av overlevering av studiemateriell som det ikke er praktisk å sende i posten (f.eks. samleperm), når en elev har avsluttet et bibelkurs (distriktsrepresentanten går igjennom en brukerundersøkelse), og noen ganger for å oppmuntre elever som har hatt en lengre pause, eller veilede elever som har ønsket personlig veiledning. NBIs lokale representant er å betrakte som en studieveileder på stedet, er således en medarbeider ved NBI, og får følgelig tilsendt relevante opplysninger om status og progresjon til den eleven de skal besøke, og hva slags kurs og materiell eleven har fått tilsendt.

Vi lagrer følgende opplysninger om våre LOKALE KONTAKTPERSONER, GIVERE og medlemmer av NBIs VENNEFORENING:

For overnevnte personer opprettes et elektronisk kontaktkort i NBIs passordbelagte database. De registreres med adresse, telefonnumre, e-postadresse, kjønn, event. tilhørighet til Adventistkirken, om personen er lokal menighetspastor, forstander, misjonsleder, NBI kontakt/besøker (nåværende eller tidligere), giver, og/eller medlem av NBIs venneforening. Gaver som gis til NBI registreres på kontaktkortet.

 

Formål med behandlingen

Vi lagrer personlige opplysninger og kontaktinformasjon slik at vi kan sende kursmateriell, og sikre at det som sendes er mest mulig relevant i forhold til personens bakgrunn og ståsted. Det vil ikke være mulig å tilby våre elever tilrettelagt undervisning og materiell, uten at slik informasjon lagres.

Vi lagrer alt om kursprogresjon, også tidligere gjennomgåtte kurs, fordi vi driver skole og kun kan utstede kursbevis til de som på en tilfredsstillende måte faktisk har fullført et kurs. Mange elever melder seg på et kurs etter et annet, og all denne kurshistorikken tas vare på, da det gir studieveilederen kunnskap om den forhåndskunnskap eleven har som bakgrunn når de tar et nytt kurs. Elevene spør ofte NBI om hvilke kurs de enda ikke har tatt, hvilket kurs vi kan anbefale og — hvis de har tatt en pause — hvor langt de var kommet i studiene. Alt dette må NBI ha klare notater om. NBI blir også spurt om å utstede kursbevis for tidligere fullførte kurs, ofte flere år etter avsluttet kurs, hvis kursbevis har kommet bort, og da er det nødvendig med full oversikt over all kurshistorikk.

Elever forventer at det de har valgt å fortelle om seg selv, deretter er kjent for NBIs studieveileder. Siden det er forskjellige studieveiledere de forskjellige ukedagene må derfor slike relevante opplysninger noteres i kortform i databasens elektroniske elevkort. Dermed trenger ikke eleven å si det samme flere ganger.

NBI samarbeider med de lokale Adventistkirkene når det gjelder elevrekruttering, personlig oppfølging av elever, lokale arrangementer som har potensiell interesse for elever i området, osv. Hver elev er derfor registrert bosatt innenfor områder definert ut fra de lokale Adventistkirkene. I tilfeller der elever i et område opplyses om et lokalt arrangement som NBI mener kan ha deres interesse, sendes invitasjonen ut fra NBI. Vi gir ikke adresselister videre til en annen part, ikke engang til samarbeidspartnere.

 

Grunnlaget for behandlingen

Etter personvernforordningens Art. 6 nr. 1 bokstav a, kan behandling av personopplysninger finne sted dersom den registrerte har samtykket. Innmelding til kurs, der personen oppgir de nødvendige personopplysningene, ansees som slikt samtykke. På dette grunnlag får eleven tilsendt studiebrev, annet studiemateriell og relevante tilbud. En elev kan når som helst takke nei til ytterligere studier, informasjon eller tilbud. Under Art. 6 nr. 1 bokstav b, gis adgang til behandling av personopplysninger når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i. I NBIs tilfelle dreier det seg om en avtale om å ta fjernundervisningskurs hos NBI, med den lagring av informasjon det krever.

 

Innhenting av personopplysninger 

NBI lagrer de personopplysningene som er avgitt i forbindelse med kurspåmelding på nett, kupong eller telefonisk. I tilfeller der post kommer i retur, fordi personen har flyttet uten å oppgi ny adresse, søker NBI om mulig etter ny adresse i f.eks. Gule sider eller 1881.

Vi lagrer også i kortform relevante, personlige opplysninger som elever selv har valgt å dele i forbindelse med kursbesvarelsene.

 

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det. Vi innehar kun opplysninger som er gitt frivillig eller som er offentlig tilgjengelig. Disse opplysningene brukes kun av NBIs ansatte ved kontoret og til dels av våre lokale distriktsrepresentanter.

 

Sletting av personopplysninger

Opplysninger vi har registrert i forbindelse med kurspåmeldinger og kursaktivitet, lagres så lenge en elev er aktiv. Det er normalt å ta en pause i studiene før et nytt kurs påbegynnes, og opplysningene om en elev må derfor tas vare på i et rimelig antall år. Normalt vil all informasjon slettes hvis det ikke har vært noe kontakt mellom NBI og personen de siste ca. 10 år.

 

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende GDPR-forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at en kan kreve innsyn i egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Det kan klages til Datatilsynet på behandling en måtte mene er i strid med reglene.

 

Personvernombud

NBI har ikke et eget personvernombud, men vår kontoransvarlige er behandlingsansvarlig for personopplysninger, og påser i samarbeid med studieveilederne at all behandling skjer i tråd med lovverket.

 

Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved at tilgang til databasen er passordbelagt, og det er kun ansatte ved NBI samt IT-ansvarlige og programmereren for databasen som har tilgang. NBIs elevdatabase er lagret på privat server ved NBIs hovedkontor på Vik i Hole kommune. Den elektroniske kursplattformen ligger på en privat server knyttet til vår søsterskole i Tyskland, Das Internationale Bibelstudien-Institut, som er en del av mediesenteret Stimme der Hoffnung.

Elever som tar nettkurs har opprettet en personlig profil, med et selvvalgt brukernavn og passord.

NBI bruker Facebook Conversion Tracking Pixel til å spore og forbedre våre markedsføringskampanjer på Facebook.

NBI bruker analyseverktøyet Google Analytics for å lære litt om brukermønsteret til de som besøker NBIs nettsted, slik at vi kan lage et mest mulig brukervennlig nettsted og optimalisere vår elektroniske annonsering. Eksempler på hva slik statistikk gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. NBI har ikke interesse av, eller mulighet til å knytte informasjonen om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson.

 

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert og om eventuelt ønske om retting og sletting kan sendes skriftlig til:

·      post(at)norskbibelinstitutt(dot)no

·      Norsk Bibelinstitutt,

       Postboks 133,

       3529 Røyse